ちょうふ在宅ネット(MCS)

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ちょうふ在宅ネット運用規則

(前文)
調布市医師会は、東京都の行う在宅療養推進基盤整備事業の一環として調布市内における在宅での医療・介護の連携を拡充するため、多職種間のコミュニケーション促進を目的としてICTを用いたネットワーク「ちょうふ在宅ネット」を運用する。このICTネットワークを運用するにあたっては、根幹となる通信システムソフトとして医療介護専用SNSメディカルケアステーション(以下、MCSという。)を使用する。 なお、「ちょうふ在宅ネット」に参加する医療機関、介護サービス事業者およびそれらに所属する各個人は、本規則のみでなく医師法、薬事法、個人情報保護法等の各種法令を遵守し、以下のガイドラインを十分理解したうえで、これを利用することとする。
 ・医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 4.2版
 ・医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン

(目的)
第1条 この規則は、「ちょうふ在宅ネット」を運用するために必要な事項、関連するソフトウエア並びに機器の管理、取扱いに関する事項を定めることを目的とする。

(ネットワーク運用責任者)
第2条 本ネットワークを統括するネットワーク運用責任者(以下、運用責任者という。)は、調布市医師会長がこれを行う。
2 運用責任者は、「ちょうふ在宅ネット」の安全かつ適正な運用、管理を図り、不正あるいは不適切な利用が認められた場合は、ネットワークの利用の制限もしくは禁止する権限を有する。
 
(ネットワークの管理)
第3条 本ネットワークの運用・管理、個人情報保護などすべての事項に関しては、調布市医師会が主催する「ICTによる医療介護連携協議会」においてこれを協議、決定し、運用責任者がこれを実施する。

(利用の申込)
第4条 「ちょうふ在宅ネット」を利用しようとする医療機関、介護サービス事業者においては各事業所・施設は、「利用申込書」及び「連携守秘誓約書」を作成して運用責任者に提出する。 (利用申込書・・・別紙様式1、連携守秘誓約書・・・別紙様式2) 
2 「利用申込書」には「ちょうふ在宅ネット」を利用する者の氏名その他の必要事項を記し、運用責任者がネットワークユーザー(以下ユーザーという。)としてMCSに登録する。

(在宅療養者の同意)
第5条 「ちょうふ在宅ネット」を利用して情報共有を行うにあたっては、在宅療養者もしくはその家族に重要事項説明書等を利用して了承を得るものとする。

(グループ)
第6条 在宅療養中の者の情報共有を行おうとする場合、ユーザーの中からその在宅療養者に関係する者を集めた「グループ」を結成し、これを行う。
2 一人の在宅療養者には、一つのグループのみとする。

(グループ管理者)
第7条 「グループ管理者」は、在宅療養者の主治医または主治医の許可を得た訪問看護師、介護支援専門員がこれを行う。
  
(グループ管理者の業務)
第8条 グループ管理者は、以下の業務を行う。
1) 在宅療養者ごとのグループを作成する
2) グループをMCSへ登録する
3) ユーザー登録されている在宅療養者に関係する医療・介護職をグループのメンバーとして招待する
4) 担当が変更された場合など在宅療養者と関係しなくなったメンバーの資格を解除する
5) 在宅療養者ごとに共有された情報のアーカイブを作成して管理する

(介護サービス事業所在宅ネット管理者の設置)
第9条 本ネットワークに参加する介護サービス事業者は、ユーザーの管理を行うために事業所・施設ごとに「介護サービス事業所在宅ネット管理者」(以下、在宅ネット管理者という)を置く。通常、介護サービス事業所・施設の管理者がこれを行う。

(介護サービス事業所在宅ネット管理者の業務)
第10条 在宅ネット管理者は事業所・施設内で「ちょうふ在宅ネット」の適正な利用がなされるように、以下の業務を行う。
1) 職員のユーザーとしての登録および抹消の届出を行う
2) ユーザーである職員のメールアドレス、ID等個人情報を管理する
3) ユーザーである職員のグループへの参加および解除についての状況を管理する
4) ユーザーである職員が在宅療養者の個人情報を適正に使用するための助言あるいは指導をする
5) ネットワークに接続する事業所・施設所有もしくは運用責任者より借用したスマートフォン、タブレット端末およびパソコンなどのIT機器の管理をする

(職員の誓約書)
第11条 介護サービス事業者は、「ちょうふ在宅ネット」を使用する職員と個人情報保護に関する誓約書を交わすとともに、定期的にユーザーである職員には個人情報の適切な取り扱いについて教育を行う。(職員の誓約書・・・別紙様式4)
なお、既に個人情報保護に関する誓約書を取り交わしている場合で、以下の内容が含まれる場合は省略できるものとする。
1) 職員は、就業規則やマニュアルなどの諸規定を遵守し、在宅療養者等の個人情報のみならず、事業所・施設内で知り得た業務に関連する一切の情報を漏えいしてはならない
2) 退職後も在職中に知り得た在宅療養者等の個人情報を漏えいしてはならない。
3) 「ちょうふ在宅ネット」への接続に使用するIT機器は、適切な取扱いおよび管理を行う
4) 事業者が定めた利用目的外での使用を禁止する
5) 在宅療養者、その他の第三者のプライバシーおよびその他の権利を侵害するような行為は行わない

(ちょうふ在宅ネットに使用するIT機器)
第12条 各ユーザーが使用するIT機器(スマートフォン、タブレット端末およびパソコンなど)は、事業所・施設の備品を使用することを原則とする。やむを得ずユーザーの個人所有IT機器を使用する場合は「ちょうふ在宅ネット使用上の注意事項」に定める内容に従い適正に使用する。

(ちょうふ在宅ネット使用上の注意事項)
第13条 「ちょうふ在宅ネット」を利用するグループ管理者、在宅ネット管理者および各ユーザーは、別に定める「ちょうふ在宅ネット使用上の注意事項」の内容を順守しなければならない。
2 MCSの操作方法については株式会社日本エンブレースの資料を参照する。

(改廃)
第14条 本規則の改廃は、「ICTによる医療介護連携協議会」において協議、決定する。

附則
本規則は 平成27年10月1日より施行する。 
平成28年3月22日一部改正。
令和元年9月1日一部改正。

ちょうふ在宅ネット使用上の注意事項

Ⅰ 基本的事項
1.ID・パスワードの管理
各ユーザーは、「ちょうふ在宅ネット」のユーザーID及びパスワードについて以下の事項により管理する。
1) パスワードは人の目にふれないよう細心の注意を払って、各人が管理する。
2) 一つの ID を複数人で共有してはならない。
3) パスワードは、英数混合8ケタ以上とし、定期的(最長で2か月に1回)に必ず変更する。
4) 「ちょうふ在宅ネット」利用終了後は必ずログアウトする。
5) パソコンの場合、離席時にも必ずログアウトする。

2.IT機器のセキュリティ対策
第12条 スマートフォン、タブレット端末およびパソコンなどのIT機器については、セキュリティ対策として以下の事項により管理する
1) 情報機器に対して起動時パスワード(英数混合8文字以上)を設定すること。設定にあたっては推定しやすいパスワードを避け、定期的にパスワードを変更すること
2)  情報機器には定められている以外のアプリケーションをインストールしないこと。たとえば、ファイル交換ソフト(Winny等)をインストールしないこと。
3) 情報機器には適切なウイルス対策ソフトをインストールしておくこと
4) ブラウザソフトではIDやパスワードを記憶する設定にしないこと
5) 「ちょうふ在宅ネット」の利用操作においては、定められた手順を守り、情報のダウンロードや、コピー、スクリーンショットの取得を行わないこと
6) リモートワイプサービス(遠隔データ消去)を利用すること
7) 緊急回線停止サービスを利用すること
8) 端末のセキュリティ管理として利用者管理(MDM)サービスを利用すること
9) 情報及び情報機器を持ち出す場合には、持ち出す情報の内容、格納する媒体、持ち出す目的、期間等を書式で介護事業所管理者に届け出て、承認を得ること
10) 個人所有のIT端末の業務使用(BYOD)を許可するかどうかは、介護サービス事業所管理者の判断となるが、紛失時等の情報漏洩リスクを考慮し、同様の管理を行うものとする

* 利用者管理のためのデバイスマネジメントソフト(MDM)について 
ネットワーク開始時に調布市医師会が準備したタブレット端末には導入してある。

Ⅱ グループ管理者 (在宅療養者の主治医または主治医の許可を得た訪問看護師、介護支援専門員)に関する事項
1) グループ管理者は在宅療養者単位でMCS 内にグループを登録するが、1人の在宅療養者について複数のグループを作成してはならない。
2) グループ管理者は、それぞれの在宅療養者に関係する医療・介護職でユーザー登録されている者にパスワ-ドを発行して、グループに招待する。パスワードの作成はMCSの手順に従う。
3) グループ管理者は、定期的にグループに参加しているメンバーが適切であるかどうか確認を行い、メンバーであるユーザーが担当から外れた時あるいは退職した時には、メンバーとしての資格を解除する。
4) 1つのグループで複数の在宅療養者個人情報が混在するような運用は避ける。またそのような情報を確認した場合は、発言者に適正な利用を指導する。
5)  グループ管理者は、「ちょうふ在宅ネット」の利用が不要となった在宅療養者について、それまでに共有された情報をMCSの「アーカイブ機能」を使い速やかにアーカイブする。

Ⅲ 介護サービス事業所在宅ネット管理者に関する事項
1) 在宅ネット管理者は、「ちょうふ在宅ネット」への接続に使用するスマートフォン、タブレット端末およびパソコンなどのIT機器の管理を行い、接続に使用していたIT機器の紛失、盗難などが起こった場合には、すみやかにMDM担当者、グループ管理者、運用責任者に報告する
2) 在宅ネット管理者は、事業所内のユーザーである職員のグループへの参加の状況を管理し、移動、退職などにより在宅療養者の担当でなくなった場合は、すみやかに職員の参加しているグループのグループ管理者に連絡する。なおこの場合、グループメンバーであるユーザー本人が連絡してもよい

Ⅳ ネットワークユーザー
1) 情報セキュリティに十分に注意し、ちょうふ在宅ネットで使用するID・パスワードは他の事業所職員を含む利用者本人以外の者に利用させたり、情報提供してはならない
2) ユーザーがどのような人物であるかわかりやすくするため、MCS の個人設定で自身の職種、プロフィール、顔写真等を登録する
3) 在宅療養者のグループに招待を受けたユーザーは、自分がその在宅療養者のグループに参加することが適当であるかを判断して、招待の受理を行う
4) 交換する情報の取扱いは「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取り扱いのためのガイドライン」の内容に従い、療養者が同定できる固有名詞等(氏名、住所、電話番号、マイナンバー、保険書番号等)は使用しない
5) 参加するグループへの書き込みは、その在宅療養者に関することのみとし、別の在宅療養者の情報を合わせて書き込むことの無いようにする
6) 自分が在宅療養者の担当でなくなった時には、該当するグループのメンバー登録を解除するため、グループ管理者に連絡をする。在宅ネット管理者を通じて連絡してもよい
7) ユーザーは、MCS のシステム異常を発見した場合、または不正アクセスを発見した場合は、すみやかにグループ管理者および在宅ネット管理者に報告し、その指示に従う
8) ユーザーは、使用するIT機器の紛失もしくは盗難等にあった場合には、すみやかにグループ管理者および在宅ネット管理者に報告し、その指示に従う
9) 職を辞した時など「ちょうふ在宅ネット」を利用する必要がなくなった場合で、貸与されているIT端末があればそれを返却し、事業所・施設との契約に基づいて、端末内の情報の消去等必要な処理、手続きを行う

令和元年9月1日改定

ちょうふ在宅ネットの組織図

【本システム利用の流れ】
多職種が関わる高い連携レベルを要する在宅療養者を対象とし、担当する医療・介護スタッフが「ちょうふ在宅ネット」を利用して情報の共有や交換を行う。
主治医または主治医の許可を得た介護サービス事業所の在宅ネット管理者がネットワークの運用責任者(調布市医師会長)に利用申し込み手続き(様式1)を行う。ICTによる情報共有について療養者及び家族から同意を得た上で、介護サービス事業所の在宅ネット管理者はスタッフとの間で利用上の手続き(様式4)を行う。グループ管理者から当該療養者のグループに参加するためのパスワードを与えられた医療介護従事者が、当該療養者についての報告事項をアップすると同時に、参加者各々の端末を使用して当該療養者について関係者間で情報共有、意見交換を行う。

組織図 組織図